EXCELで書類作成は当たり前!ワープロ打ちだけにとどまらない 書類作成が時短化されるコツとは?~日付編~

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EXCELでワープロ打ちするんだったらWORDを使え!って言われてた昔の話。

EXCEL工場長の滝岡です^^

今でも昔でも、何でもかんでもEXCELで作成するスタンスは変わっていないのですが、そういえば昔、社内文書をEXCELで作成していたら、当時の上司から「通知書類はEXCELじゃなくWORDで作成せよ!」
と注意を受けた事がありました。

で、「分かりました!」と元気に返事して、EXCELでWORD風に文書を作成して提出したら、その上司から「な!WORDは便利だろ?」とどや顔で同意を求めてきたので、要はスタイルの問題かなと思っています。

ただし覚えておいてくださいね。

社内外の告知文章などはWORDで作成した方がずっとオフィシャルな書面になります。

一度きりの書類であればWORDの機能はさすが、モニタ表示画面とプリント内容が同じなので編集しやすい上に、文字装飾などはEXCELよりずっと高機能です。

そういう使い方をする人はWORDを使う事を推奨します。

あれれ?EXCEL工場長がWORDを勧めちゃうの?
何でもかんでもEXCELでやっちゃう派のスタンスはどこ行った??ってなもんでしょうが、まー過去の記事でパワポ使う方法も紹介しているように、滝岡はEXCELをやりたくて、何でもかんでもEXCELで作成するってトライをしてるだけで、柔軟に色んなアプリケーションを使いこなせるほうがスキルは上達します。

とはいえ、他のアプリを触ってると、「あれ?これだったらEXCELでやったほうが早くない?」と、またEXCELに戻ってくるんですけどね^^;

でもやっぱりEXCELなんですよ!

と、一旦WORDについて話をさせてもらいました。

だけど、定期的に提出する報告資料などは、
基本的なレイアウトはそのままにして、ファイル内の一部を変更しますよね。

それはリスト内のデータだったり日付だったりするんですが、
都度日付を修正して、データを修正して…となると、
カーソルを合わせに行くのも煩わしいです。

ひとつひとつの時間は数分で処理できたとしても、チリが積もれば山となります。

複数の書類を同じように、一部分を変更していると、
変更に1日5分掛かったとして年間で21時間はデータ修正に費やしている事になります。

そんな時間は勿体無いと思いませんか?

書類のデータ一つ一つ修正する時間を価値ある仕事に使った方が、生産性が高い事は計算しなくても分かりますよね。

前置きが長くなりましたが、
だからこそ価値の産まない時間を極力少なくして、価値が産まれる作業に集中する事があなたの生産性を高くします。

書類作成も、たかが書類作成、されど書類作成です。

EXCELで書類作成をする時でもあなたの生産性を高めることができる作成時短化を目指すコツを共有します。

今回はその中でも日付の部分に特化して説明します。

作成日はtoday関数が基本

まず煩わしい上によく間違えやすいのが日付けです。
大概、右上の目立たないところに位置していやがるので見落としがちです。

ここはサクッと関数を入力して自動更新させちゃいましょう。

=TODAY

ですね。

ここで注意しておかなければならないことは、日付けはtoday関数であっても、直接セルに値を入力していても
セル幅が表示できる広さ以下になるとこのようなエラーがでますよね。

####

このようなエラーが出てしまった時、あなたならどうしますか?

よくある対処がこの2点だと思います。

  1. セルの幅を広げる
  2. セルの結合

どうでしょうか?

解説していきますと、1のセルの幅を広げる、だと書類のレイアウトが崩れちゃいます。

せっかくバランスよく配置したのにやり直しってなると舌打ちじゃ済まないですよね!これはEXCELの難儀な点の一つです。

いやいや、2のセルの結合で1の問題はクリアでしょ!

と、EXCEL中級者の方はそう答えると思います。

「セルの結合」することは決して間違いではなく、中上級者でもセルの連結される方は多いのですが、「セルの結合」は極力避けるべきだと滝岡は考えています。

「セルの結合」したセルに対する参照が取りにくく、関数が使いにくくなります。
また、連結したセルと通常のセル間のコピペが出来なくなるなど、細かいところで制限され、作業にひと手間必要になります。

なので、滝岡はセルを方眼紙にして(セル幅とセル高さを同じにして)、「セルを結合」させて書類のレイアウトを使う方法は避けています。

エラーが起きるところは、先にセル幅広げてレイアウトしておくのも一つの方法だと思いますが、根本的に解決出来ていませんね。

この様なエラーを避けるテクをご紹介します。

TEXT関数をミックスさせてこうします。

〇年〇月〇日という表示方法であれば

=TEXT(TODAY(),"yyyy年m月d日")

〇/〇/〇という表示方法であれば

=TEXT(TODAY(),"yyyy/m/d")

となります。

TEXT関数の構造を説明しますと、TEXT(値、書式)となっており、指定した値が、指定した書式通り文字列として表示されます。書式はダブルクォーテーション「“」でくくります。

文字列ですので、セル幅が足りなくても文字列と同じで表示されるようになります。

何よりもセル幅の自由がきくことによって、レイアウトの幅が広がります。

作成日は何でもかんでもtoday関数を使わない

ここで、書類作成について一つ注意点です。

日付を入力する箇所にtoday関数を使わず、毎回日付けを直接入力して、作成日の履歴を置いておいた方がいい場合も存在します。

例えば見積書ですが、日付け部分にtoday関数を使ってしまうと、日付けがどんどん更新されてしまい、その見積書をいつ作成したか分からなくなってしまいます。

作成の履歴が業務上必要であれば、関数でなく直接入力にしましょう。

直接入力する時は、ショートカットの出番です。

ctr

で今日の日付けを入力できます。

こういったところでも時短!です。

ただし、話が戻ってしまうのですが、ショートカットで日付け入力する方法だと、セル幅が足りない場合は

###

と表示されるエラーが出ます。

避ける方法は、セルの書式設定で文字列を指定しておきます。(ただし年/月/日の表示のみになる)

日付け表示を応用する。

作成日とセットで入力の必要があるのは作成者ですね。

二行に分けて入力するという手もありますが、ここでは一つのセルで日付け+氏名が表示されるように工夫してみましょう。

先程ご紹介したTEXT関数を用いてこのように入力します。

=TEXT(TODAY(),"yyyy年m月d日"&" 氏名")

氏名の直前に半角スペースを入れるところが見やすいポイントですよ。

「9月10日滝岡 智」

と表示されるより

「9月10日 滝岡 智」

と表示された方が見やすいですよね。

「05月」や「08日」と表現したい場合はmmやddとします。

また、曜日を入れたい場合は

=TEXT(TODAY(),"yyyy年m月d日(aaa)"&" 氏名")

ですね!aaaの部分に曜日が表示されます。

text関数との組み合わせることで表現の幅が広がります。

こんな細かいところにも一工夫入れておくと、EXCELできる感がありますね!

1日に複数回提出が必要な書類

1日に複数回提出する資料には、作成時間を記載しちゃいましょう。

時間の表示をどういう書式にしたいかで記載は変わりますが、

=TEXT(NOW(),"yyyy年m月d日 h時m分"&" 氏名")

とか

=TEXT(NOW(),"yyyy/m/d h:m"&" 氏名")

というようにしましょう。

同じ書式で、データだけ変えて1日に何回も提出する資料は、何枚も出力するとどれが最新か分からなくなります。

別の方法として、
ページレイアウト→ページ設定→ヘッダー/フッター→ヘッダーかフッターの編集で

「&[時刻]」と入力すれば、出力した時間を指定した位置に記載することができます。

関数での時間表記だと、最終更新された時間が表記されるので、出力する直前にどこかセル内の値を変更するか、F9キーを押下して現在の時間に変更する必要があります。

適した方法を取ってくださいね。

EXCELの日付け表示まとめ

今回は日付に特化して色んなテクニックをご説明しました。

  1. 今日の日付を自動入力したい。
    =TODAY()
  2. セル幅が足りずエラー表示が出るが、セル幅を広げたくない。
    =TEXT(TODAY(),"yyyy年m月d日")
  3. ショートカットで今日の日付を入力したい。
    ctr
  4. 今日の日付に作成者を併記したい。
    =TEXT(TODAY(),"yyyy年m月d日"&" 氏名")
  5. 今日の日付に曜日も加えたい。
    =TEXT(TODAY(),"yyyy年m月d日(aaa)"&" 氏名")
  6. 今日の日付に時間を加えたい。
    =TEXT(NOW(),"yyyy年m月d日 h時m分"&" 氏名")

ただが日付、されど日付。
ホントにEXCELは奥が深いです。

こんな場合どうしたらいい?などのご質問や他にも便利なテクニックを知ってるぞ!って方は下記フォームよりご連絡下さい。

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コメント

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